Số hóa công tác thẩm định dự án: Giải pháp cho cơ quan Nhà nước

Nếu như trước đây việc thẩm định hồ sơ dự án chỉ gói gọn trong những bộ tài liệu dày cộp, file rải rác khắp nơi, thì nay, với sự phát triển của công nghệ và áp lực chuyển đổi số, câu chuyện ấy đang dần thay đổi. Và trong sự thay đổi đó, cơ quan quản lý nhà nước chính là một mắt xích quan trọng – không chỉ “đi theo” mà còn “dẫn đường” cho sự đổi mới trong quản lý đầu tư công.

Khi hồ sơ thiết kế không còn nằm trong đống giấy tờ

Ngồi ở cơ quan, chắc hẳn ai làm công tác thẩm định, phê duyệt hay giám sát dự án cũng ít nhất một lần “thở dài” vì hồ sơ thiết kế:

• Bản vẽ mới gửi hôm qua, hôm nay đã đổi phiên bản.
• Hồ sơ đính kèm gửi bằng Google Drive thì hết hạn truy cập.
• Bản vẽ Revit thì không mở được vì máy yếu.
• Gửi email nhờ chỉnh sửa xong, một tuần sau không biết ai đang giữ phiên bản nào.

Thực tế là chúng ta đã rất cố gắng làm tốt công việc của mình, nhưng công cụ thì vẫn mang dáng dấp cũ: giấy tờ, bản mềm rải rác, file bị đổi tên, không ai kiểm soát được quy trình chỉnh sửa. Trong khi đó, yêu cầu về minh bạch, tiến độ và chất lượng ngày càng khắt khe.

Đây chính là lúc cần đến một cách làm mới: quản lý dữ liệu dự án một cách tập trung, rõ ràng và số hóa hoàn toàn.

Số hóa không phải khái niệm xa vời – Nó là thứ chúng ta cần mỗi ngày

Số hoá - Chuyển đổi số đôi khi nghe to tát, nhưng thực ra rất gần gũi. Hãy thử hình dung:

• Một nền tảng mà toàn bộ hồ sơ dự án đều được lưu trữ có tổ chức: từ bản vẽ, dự toán, biên bản nghiệm thu, cho đến mô hình 3D.
• Cán bộ thẩm định có thể mở bản vẽ trực tiếp trên trình duyệt, không cần phần mềm cài thêm.
• Nhận xét, phản hồi, góp ý... đều lưu lại thành nhật ký điện tử – rõ người, rõ thời gian, rõ lý do.
• Khi cần tra lại hồ sơ cho kiểm toán, mọi thứ chỉ cần vài thao tác lọc dữ liệu, không cần lục tung kho giấy hay dò từng email.

Với những nền tảng như BuildTab CDE+, điều đó hoàn toàn khả thi.

BuildTab CDE+ là gì và vì sao phù hợp với cơ quan quản lý nhà nước?

CDE (Common Data Environment) là môi trường dữ liệu chung – nơi mọi thông tin dự án được tập trung một chỗ, quản lý theo vòng đời. BuildTab CDE+ là một nền tảng kiểu như vậy, nhưng được phát triển riêng cho bối cảnh thực tế tại Việt Nam.

Nói dễ hiểu, đây là một "hệ thống quản lý hồ sơ công trình" giúp:

• Lưu trữ – phân loại – tra cứu tất cả hồ sơ thiết kế, dự toán, nghiệm thu… có kiểm soát phiên bản.
• Theo dõi và nhận xét bản vẽ, hồ sơ trực tiếp, có lịch sử phản hồi rõ ràng.
• So sánh phiên bản bản vẽ dễ dàng, phát hiện điểm thay đổi giữa các lần chỉnh sửa.
• Xem mô hình 3D (Revit, IFC) mà không cần cài phần mềm chuyên dụng.

Tức là, bạn vừa không cần lo thất lạc dữ liệu, vừa không còn phụ thuộc vào việc phải tải từng bản vẽ nặng nề về máy, lại còn nắm rõ ai làm gì – khi nào – vì sao.

Ví dụ đơn giản: Một quy trình thẩm định hồ sơ “kiểu mới”

Hãy tưởng tượng bạn là cán bộ Sở Xây dựng đang cần thẩm định hồ sơ kỹ thuật:

• Chủ đầu tư đăng tải hồ sơ lên BuildTab CDE+ – hệ thống gửi thông báo cho bạn.
• Bạn đăng nhập, thấy toàn bộ bản vẽ, dự toán, bảng khối lượng.
• Mở bản vẽ – so sánh với phiên bản cũ, thấy rõ điểm thay đổi (nền móng thay từ cọc khoan nhồi sang cọc ép).
• Bạn để lại nhận xét ngay tại khu vực nền móng – hệ thống gắn nhận xét đó vào đúng chỗ trong bản vẽ.
• Tư vấn thiết kế đọc được góp ý, điều chỉnh và cập nhật lại.
• Bạn nhận thông báo hồ sơ đã chỉnh sửa – kiểm tra lần nữa và ra kết luận thẩm định.

Toàn bộ quá trình không cần gửi email, không in giấy, không có chuyện “tôi không biết bản nào là mới nhất”.

Vì sao điều này quan trọng với cơ quan quản lý nhà nước?

Là cơ quan đầu mối trong thẩm định và quản lý dự án đầu tư công, chúng ta đang chịu nhiều áp lực:

• Tiến độ giải ngân chặt chẽ
• Yêu cầu minh bạch hóa toàn bộ quy trình
• Phối hợp liên ngành (KHĐT – Tài chính – Xây dựng – TNMT...) ngày càng nhiều
• Kiểm toán – thanh tra đòi hỏi dữ liệu rõ ràng, truy xuất được

Trong bối cảnh đó, việc có một nền tảng số hóa như BuildTab CDE+ là một bước đi thông minh. Không chỉ giúp công việc dễ hơn, mà còn giảm rủi ro, tăng minh bạch và góp phần vào chuyển đổi số ngành xây dựng – đầu tư công.

Bắt đầu như thế nào?

Triển khai một hệ thống mới không khó, nếu có cách làm phù hợp. Với BuildTab CDE+, quy trình có thể như sau:

• Thí điểm trên một vài dự án đầu tư công quy mô nhỏ – giúp cán bộ làm quen hệ thống.
• Tổ chức tập huấn ngắn (1–2 buổi) cho bộ phận thẩm định và quản lý.
• Phối hợp với Chủ đầu tư và Tư vấn thiết kế để chuẩn hóa cách nộp hồ sơ qua hệ thống.
• Dùng song song với cách làm cũ một thời gian, rồi chuyển hẳn khi đã quen.

Lời kết

Số hoá hồ sơ trong công tác quản lý và thẩm định đầu tư công không còn là việc nên làm – mà là việc phải làm. Và nếu đã phải làm, hãy chọn một cách tiếp cận gần gũi, thực tế và dễ ứng dụng.

BuildTab CDE+ không phải công cụ “ảo tưởng” mà là giải pháp cụ thể, đã và đang được áp dụng tại nhiều Ban Quản lý dự án, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Với cách làm đơn giản, có thể nhân rộng, nền tảng này hứa hẹn sẽ là trợ thủ đắc lực giúp chúng ta không chỉ “làm đúng”, mà còn “làm tốt”.