Giải phóng bộ nhớ hộp thư Gmail khi bị đầy

Khi sử dụng hộp thư Gmail bạn sẽ được cung cấp miễn phí 15Gb dung lượng (dùng chung cho cả email và Google Drive). Sẽ có lúc bộ nhớ này bị đầy, ta cần dọn dẹp lại để tiếp tục sử dụng. Lưu ý là bạn có thể không nhận hoặc gửi được thư nếu dung lượng bị đầy.

Những thành phần nào sẽ sử dụng bộ nhớ lưu trữ trên gmail

Bộ nhớ của Gmail sẽ được sử dụng hợp nhất bởi các dịch vụ liên quan của Google gồm:

Các nội dung văn bản trên email (cả gửi và nhận): dung lượng này được tính nhưng rất nhỏ, mỗi email chỉ vào chục đến vài trăm KB.
Các tệp đính kèm theo email (cả gửi và nhận): lớn nhỏ tùy theo mức độ sử dụng, email thường cho đính kèm 1 file tối đa là 25Mb (đối với gmail thì đính kèm trên 25Mb sẽ chuyển sang Google Drive).
Google Drive: bộ nhớ cloud, có thể sử dụng để lưu trữ và chia sẻ file.

Trong 3 phần trên thì phần 2 và 3 sẽ là phần chiếm đa số dung lượng, ta cần dọn dẹp 2 phần này hoặc mua thêm dung lượng (giá cũng khá tốt).
Nếu dung lượng sắp đầy bạn sẽ nhận được thông báo sau khi truy cập gmail:

Xử lý trên Google Drive

Để truy cập Drive ta vào: https://drive.google.com/drive/
Hoặc chọn mục sau:

Ta có thể kiểm tra dung lượng mà Drive - Email đang sử dụng. Đối với Goole Photo, trừ trường hợp ta chọn định dạng lưu trữ nguyên bản thì Google mới tính vào phần dung lượng 15Gb miễn phí, còn nếu lưu trữ theo dạng nén chuẩn của Google thì Google Photo sẽ cho phép lưu trữ không giới hạn.

Để xem những file nào đang chiếm nhiều dung lượng ta có thể truy cập phần Quota: https://drive.google.com/drive/quota

Tiếp theo thì ta cứ xem file nào chiếm dung lượng và không còn sử dụng nữa thì xóa hoặc tải về lưu trữ ở một nơi khác.

Lưu ý: Google Drive chỉ tính dung lượng những file tự Upload lên, được gửi chia sẻ đính kèm theo Email và được chọn "lưu vào drive của tôi" đối với file được chia sẻ.
Đối với các file/folder được người khác chia sẻ (phần Shared with me), dung lượng sẽ không tính vào nếu ta không chọn lưu vào Drive.

Xử lý trên Gmail

Sau khi xử lý được các file bên Google Drive, tiếp theo ta sẽ xem các email nào có tệp đính kèm dung lượng lớn. Rất may Google đã cung cấp cho ta một cung cụ tìm kiếm email cực kỳ hữu dụng, ta sẽ sử dụng công cụ này để lọc dung lượng của email.
Tìm kiếm email theo dung lượng rất đơn giản. Bạn cần đánh "size:" và sau đó là mức dung lượng tối thiểu. Ví dụ, nếu bạn đánh "size:1000000" bạn sẽ tìm được các email có mức dung lượng đính kèm 1Mb trở lên. Dưới đây là một số ví dụ (bạn có thể bấm vào đường link để tìm kiếm ngay trong hộp thư của mình:

Tìm kiếm các file đính kèm trên 5MB (size:5000000)
Tìm kiếm các file đính kèm trên 25MB (size:25000000)
Tìm kiếm các file đính kèm trên 100MB (size:100000000)

Sau đó bạn kiểm tra xem email nào không cần thiết thì xóa đi nhé.

Lưu ý: sau khi dọn dẹp xong thì bộ nhớ sẽ không cập nhật liền, phải từ 12 đến 24 tiếng sau Google mới cập nhật tình trạng bộ nhớ mới cho tài khoản của bạn.

Nếu đã kiểm tra lại hộp thư rồi nhưng vẫn chưa giải quyết được tình trạng hết dung lượng hoặc bạn đang có nhu cầu mở rộng dung lượng thì có thể tham khảo bài viết mua thêm dung lượng trên Gmail (chi phí vào khoản 45.000đ/tháng cho 100Gb dung lượng).

Có thể bạn sẽ quan tâm: Hướng dẫn tích hợp nhiều hộp thư vào một tài khoản gmail duy nhất.

Chúc các bạn thành công nhé.

BuildTab cung cấp dịch vụ thiết kế website chuyên nghiệp đến quý khách hàng. Là đơn vị thiết kế web có đến hơn 8 năm kinh nghiệm với tiêu chí chất lượng là yếu tố hàng đầu. Thiết kế web với ngôn ngữ lập trình ASP.NET tạo sự ổn định và bảo mật tốt hơn so với các loại website mã nguồn mở. Hệ thống quản trị được lập trình riêng và được cập nhật thường xuyên mang lại trải nghiệm sử dụng tốt nhất.